Wie wel eens bij de apotheek komt heeft meegemaakt dat de medicatie nog niet is geleverd of niet klaarligt als de patiënt deze wil ophalen. Dankzij een slimme oplossing van Viridis is dat risico bij Medsen Apotheken kleiner dan voorheen. Via SMS krijgen patiënten een bericht zodra de medicatie kan worden opgehaald.

Medsen Apotheken ontwikkelde samen met Viridis uit Naarden een oplossing. Viridis had eerder een oplossing geleverd voor het digitaal archiveren van receptbriefjes. Voor het 24-uurs afhaalsysteem hebben ze tevens een koppeling gemaakt met het AIS, het Apotheek Informatie Systeem. Daarin staan onder andere de medicijn- en patiëntgegevens, zoals naam, adres en mobiele nummer. Bij de nieuwe oplossing wordt dat mobiele nummer gebruikt om de patiënten optimaal te informeren over de status van een bestelling.

Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor de Gryphon GM4100 scanners van Datalogic. De apotheek moet volledig inzichtelijk hebben wat de status van een recept is. Door elke stap in het proces te scannen, beschikt Medsen Apotheken over die informatie.

Hiervoor wilden de apothekers een draadloze RF-scanner, zodat ze op elke plek kunnen scannen, zonder dat daarvoor overal een laptop of pc nodig is. De noodzakelijke informatie moet dan wel worden weergegeven op een helder display op de scanner, die bovendien zo eenvoudig mogelijk te bedienen moet zijn. De Gryphon scanners van Datalogic voldoen perfect aan die wensen en eisen.

Werkdruk verminderd

Doordat tegenwoordig elke stap in het proces wordt gescand, is er beduidend meer helderheid en kan de patiënt duidelijk worden geïnformeerd. De apothekers kunnen de status van een recept altijd en overal opvragen. Daarbij is niet alleen, zoals voorheen, bekend dat een recept 'in bewerking' is, maar is bijvoorbeeld ook zichtbaar of er nog een nazending volgt.

De duidelijkheid resulteert in aanzienlijk minder telefoontjes. De winst wordt ingeschat op ongeveer 33 procent. Hierdoor kunnen de apothekers de tijd efficiënter benutten, zonder dat dit ten koste gaat van de service naar de patiënten.

Minder fouten

Omdat ook direct de locatie wordt gescand waarop een recept wordt klaargelegd, is bovendien de zoektijd drastisch gereduceerd. Er hoeft geen kaartenbak meer te worden gebruikt. En de benodigde tijd voor het inruimen van de bestellingen is fors afgenomen. Voor de locatie in Hengelo is de inschatting van de tijdwinst bij het inruimen van de bestellingen ongeveer 40 procent. Dankzij het scannen is de kans dat er iets fout gaat, te verwaarlozen. Bovendien zijn alle recepten meteen digitaal gearchiveerd. Daarmee voldoet de apotheker aan de wettelijke eis dat alle receptbriefjes vele jaren bewaard moeten blijven. De recepten zijn probleemloos te traceren.

Door in de toekomst ook scanners in te zetten bij de bezorgdienst, kunnen nog meer optimalisatieslagen worden gemaakt. Die mogelijkheid wordt op dit moment zorgvuldig bekeken binnen Medsen Apotheken.

Medsen Apotheek Groot Driene in het Overijsselse Hengelo is als middelgrote apotheek onderdeel van Medsen Apotheken, een landelijke keten met 42 apotheken; vooral onder de lijn Haarlem-Apeldoorn.