Hoe benaderen we verdere professionalisering? Dit was een van de kernvragen die Stef van Oss zichzelf stelde en heeft aangepakt sinds zijn aanstelling bij Apex Dynamics in januari 2023. Inmiddels heeft Apex Dynamics het proces voor het verkrijgen van een ISO 9001 certificering met succes doorlopen. In dit artikel deelt Van Oss zijn inzichten over waarom dit zo cruciaal is voor het team en hoe het certificeringsproces is verlopen.

 Wat houdt de ISO 9001 certificering in?

"Het is een norm die eisen stelt aan ons kwaliteitsmanagementsysteem. De ISO 9001 certificering toont aan dat de dagelijkse processen die we hanteren goed zijn vastgelegd en dat ons team deze processen beheerst. Hiermee waarborgen we dat onze activiteiten correct en consistent worden uitgevoerd." Van Oss heeft maandenlang nauw samengewerkt met zijn collega's en een externe adviseur om de certificering te realiseren, en daarom is hij de perfecte persoon om ons mee te nemen in het proces en de drijfveren van Apex Dynamics.

Op weg naar verdere professionalisering

Van Oss benadrukt dat klanten niet specifiek vragen om een ISO 9001 certificering. Toch heeft Apex Dynamics ervoor gekozen om dit proces te doorlopen. "We streven naar verdere professionalisering, dit was een van mijn opdrachten aan het begin van 2023. En wat is er beter dan je organisatie grondig te analyseren en alle processen te toetsen aan een internationaal erkende norm?"

De behoefte aan professionalisering is deels voortgekomen uit de gestage groei van de afgelopen jaren. Hoewel dit voornamelijk een interne aangelegenheid is, draagt het ook bij aan meer stabiliteit naar buiten toe. "Door alle processen grondig te evalueren en vast te leggen, scherpen we ons als team aan en hebben we als organisatie een duidelijke visie voor de toekomst ontwikkeld. Een belangrijk onderdeel van de ISO-norm is de PDCA-methode (Plan-Do-Check-Act), waarmee we stap voor stap onze werkwijze, prestaties en organisatie kunnen verbeteren."

En wat als de groei doorgaat? Van Oss heeft een vijfjarenplan opgesteld om die vraag te beantwoorden, waarbij rekening wordt gehouden met zaken zoals personeel, liquiditeit, inkoop en opslag. "In dit plan hebben we geen grote obstakels gevonden, wat geruststellend is. Als we potentiële problemen hadden ontdekt, hadden we ruim op tijd kunnen anticiperen. Een vijfjarenplan biedt geen garanties, maar niemand kan de toekomst voorspellen."

Het proces naar de ISO certificering

Samen met een externe adviseur heeft Van Oss het proces doorlopen. Dankzij wekelijkse afspraken en de betrokkenheid van het hele team heeft zijn bedrijf het certificeringsproces binnen tien maanden kunnen voltooien. "Natuurlijk profiteren we van het feit dat we een compact team zijn en snel kunnen schakelen. Maar dit brengt ook uitdagingen met zich mee, want voor certificering moet je niet alleen de processen beschrijven, maar ook functieprofielen opstellen en de omgang met zaken als opleidingen vastleggen. In onze dagelijkse praktijk is dit minder van belang, juist omdat we een klein en hecht team zijn waarin iedereen bij bijna elk proces betrokken is."

Ondanks de certificeringseisen is het ook van belang om trouw te blijven aan jezelf. Apex Dynamics BV heeft er bijvoorbeeld voor gekozen om geen uitgebreide functieomschrijvingen te hanteren, maar wel te benadrukken welke competenties essentieel zijn binnen het team.

Jaarlijkse audits

Na het vastleggen van de processen met de adviseur volgt een aanvraag, in het geval van Apex Dynamics bij SGS, omdat deze organisatie al gekoppeld is aan de fabriek van APEX DYNAMICS Inc. in Taiwan. "Tijdens een kennismaking moet je aantonen dat je klaar bent voor de audit. De auditor geeft dan al wat feedback en stelt vragen. Een maand later volgt de audit waarbij wordt gekeken of de processen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals ze zijn vastgelegd en of ze voldoen aan de normen."

Met de ISO 9001 op zak zal Apex Dynamics vanaf nu jaarlijks interne audits uitvoeren om aan te tonen dat de processen continu worden gevolgd en belangrijker nog, worden verbeterd. Dit zal voornamelijk plaatsvinden in een periodiek kwaliteitsoverleg, waarbij elke drie jaar alle processen binnen de organisatie grondig worden beoordeeld. SGS zal via externe audits blijven controleren of Apex Dynamics nog steeds aan de normen voldoet om de certificering te behouden.